CI Fitness – Sistema de Gestão de Academias de Ginástica e Aquática

O que é:

O CI Fitness é Conjunto de Softwares modelado que pode trabalhar de forma independente ou integrada, que agrega o que há de melhor em termos de gestão de academias de ginástica e aquática, e o que existe de mais atual no conceito de avaliação física e fisioterápica.

Esses Sistemas são capazes de gerenciar completamente a relação Aluno / Academia em todas suas instâncias, fazendo com que seus gerenciamentos operem de forma competente o trabalho e rotinas diárias internas, disponibilizando para os responsáveis as informações do andamento de seu negócio.

Objetivo:

         * Controle de todas funções específicas de uma academia desde a simples visita de um interessado, (para administração e execução de estratégias de marketing futuro).

         * Controle de abertura de um plano a um associado com todas as operações financeiras controladas, seja por meio de controle financeiro interno do sistema, seja por integração com sistemas externos.

         * Controle administrativo e das atividades físicas e aquáticas praticadas pelo aluno na academia gerando as respectivas fichas de controle dos exercícios a serem praticados no dia.

         * Controle de saídas gerenciais e administrativas dos alunos.

         * Controle dos Acessos dos alunos por meio de catraca com leitor de código de barras e opcionalmente com leitor biométrico, (digitais / Hand Key).

         * Controle e emissão de carteirinha de sócio com foto.

         * Controle de Vendas de Planos.

         * Controle de Planos de Personal trainers.

         * Controle de Avaliação Física.

         * Controle de Agendamento médico.

         * Controle de Agendamento das piscinas.

         * Controle de Exames Médicos.

         * Controle de Grupos de Musculação.

         * Controle de horário de professores e personal trainers, com importação de planilhas do professor.

         * Controle de Documentação Digital.

         * Controle Financeiro.

         * CRM – Controle de Relacionamento com o Cliente (Marketing).

         * Relatórios gerenciais, administrativos e financeiros

Módulos:

         * Administrativo

         * Vendas

         * Financeiro

         * Personal Trainer

         * Natação

         * Musculação X Avaliação Física

         * Controle de Acesso

         * CRM

Descrição Individual de cada Módulo:

ADMINISTRAÇÃO

O módulo administrativo contempla as informações fornecidas pelos módulos de Vendas, de CRM, financeiro, e os demais módulos que gerarão materiais para que o módulo administrativo possa disponibilizar relatórios para a administração da academia, para que assim possam ser tomadas as decisões estratégicas para a boa performance da empresa.

Pela fácil integração e interoperabilidade entre os módulos adquiridos, os relatórios gerenciais proverão todo um material gráfico ou não que demonstrará tal performance do seu negócio.

Tais exemplos de relatórios podem ser os de disponibilidade de vagas nas turmas/horários, conta corrente do cliente, fluxo de caixa, comparativo financeiro, recebimento de alunos/avulsos, alunos em débito, movimentação de produtos, lista de chamada, estudo de marketing e seus resultados, receitas / despesas, comparativo de despesas, etc.

VENDAS

Direcionado à área comercial da academia, onde os atendentes estarão efetuando a comercialização e/ou orçamento das modalidades disponíveis na academia para os devidos interessados, estarão também registrando os respectivos pagamentos dos serviços contratados, e cadastrando os alunos no sistema.

Este Módulo contempla o cadastro de Sócios e Visitantes, Modalidades de Ginástica, Preços de Planos, Orçamentos e Vendas de Planos, Integração com o Sistema Financeiro, Mudança de Planos, Fechamento de Caixa.

O cadastro de alunos (*) é completo e versátil ao mesmo tempo, com todas as informações do relacionamento aluno/academia. Tais informações vão desde dados pessoais, documentação, filiação, endereços, telefones, contatos, dados financeiros, (na integração com o Sistema Financeiro), e muitas outras informações importantes, tais como matrícula, vencimento do exame médico e da próxima avaliação física, (caso haja integração com os respectivos módulos), atividades que o aluno pratica na academia, turmas, horários das atividades do aluno, etc.

Além de todos esses dados, pode-se vincular facilmente a foto do aluno à ficha cadastral do mesmo pois o sistema utiliza as melhores tecnologias no armazenamento de imagem proporcionando economia de espaço em disco e alta velocidade de carregamento.

Além disso tudo as informações de freqüência do aluno, por exemplo, podem estar sendo disponibilizadas

para o módulo de CRM para tratar de estratégias de marketing e uma proximidade maior ao cliente pelas estatísticas geradas. Tais informações estarão sendo mais detalhadas no módulo de CRM.

Também é possível o agrupamento de alunos por conjuntos específicos de tipos de alunos como por exemplo convênios, bolsistas, alunos de uma determinada empresa, tudo para facilitar a administração da carteira de clientes da academia.

Através também desse módulo é possível habilitar ou desabilitar o acesso do aluno na academia de forma individual ou automática, (via módulo de controle de acesso (**)), por quaisquer motivos administrativos da academia como por exemplo inadimplência, nesse caso inclusive liberando as vagas que tais alunos estariam ocupando nas turmas e horários agendados.

Como acessório ao módulo de vendas existe também o Módulo de Controle de Vendas de produtos e serviços da academia podendo o mesmo ser integrado ao Módulo administrativo e facilitando  as relações aluno/academia, montando assim  uma conta corrente dos gastos do aluno na academia para cobrança no ato ou posterior.

Quando do atendimento do aluno e seus recebimentos o sistema estará trabalhando para você, pois há toda uma agilidade e comodidade pelos diversos recursos disponibilizados. É possível o agrupamento de todos os débitos do que tiver sido consumido na academia e suas respectivas baixas de pagamentos, baixa de estoque (***), etc. Evitando assim quaisquer falhas de manipulação de informação pelos usuários do sistema e impedindo-os do cometimento de fraudes.

Todas essas informações serão disponibilizadas para o módulo de Administração (***) através de relatórios, gráficos, etc.

 (*) As características descritas são válidas para o módulo de Vendas trabalhando de forma independente ou para o módulo de Administração de forma integrada. Nem todas opções do cadastro de alunos estão disponíveis no formato independente.

(**) módulo à parte

(***) As características descritas são válidas para o módulo de Vendas trabalhando de forma independente ou para o módulo de Administração de forma integrada. Nem todas opções estão disponíveis no formato independente.

FINANCEIRO

O Módulo Financeiro é o responsável pela gestão dos recebimentos dos produtos e serviços prestados aos alunos da academia, e tráfegos financeiros na empresa, que opcionalmente pode estar integrado aos outros módulos do Sistema ou trabalhar isoladamente. O módulo opcionalmente pode interagir e integrar-se com o Sistema Contábil, de Contas a Receber, Contas a Pagar, Gestão de Materiais, etc. Enfim tudo para permitir uma completa administração do Fluxo de Caixa da Academia.

Isso vai desde a comercialização dos produtos automaticamente movimentados no estoque e conta corrente do aluno, como do recurso de contas a pagar da academia, assim como dos planos e modalidades contratadas pelo aluno.

O sistema disponibiliza o formato de múltiplos caixas e contas e as respectivas movimentações financeiras entre elas, com seus lançamentos de receitas e despesas distribuídos pelos caixas, todos eles classificados para que você possa avaliar o desempenho do seu negócio.

Enfim, o administrador da academia terá em mãos todas informações como por exemplo quais atividades estão rendendo mais, quais despesas estão afetando mais o caixa da academia, o que se tem para pagar, o que se tem para receber... É, isso mesmo, o sistema faz tudo para você, que só se preocupará nas tomadas de decisões administrativas para o aumento da rentabilidade de seu negócio, pois o CI Fitness gerenciará, coletará e fornecerá todos os dados para que auxilie seu negócio sem precisar ficar gastando tempo na frente do computador. Seu sonho tornando-se realidade.

PERSONAL TRAINER

Este módulo do Sistema CI Fitness é a implementação de recurso de se administrar e controlar vendas de horários para professores Personal Trainers, cujos alunos queiram utilizar sala vip para suas aulas, além, é claro, de gerenciar as atividades físicas personalizadas do aluno. O Controle estende-se desde o agendamento de alunos para o personal trainer, até o controle individual por professor, em que atualizações periódicas são feitas através de programa de importação da planilha de reservas mensais para o sistema da academia.

Também através desse módulo é possível realizar as Vendas de Serviços de Personal Trainer, além do Controle de Alunos por Personal Trainer.

Para a academia é importante estar pronta para gerenciar inclusive espaços dentro de sua academia sejam eles, quadras, campos, salões, piscinas, por exemplo, para estar custeando esse serviço vendido para aula personalizada ao seu aluno que estará sendo acompanhado por um Personal Trainer.

Toda essa facilidade é para deixar a administração da academia pronta a atender todo tipo de gerenciamento para todo tipo de aluno e serviço, garantindo assim uma plena visão do negócio e completa satisfação do cliente.

NATAÇÃO  

O módulo de Natação / Agendamento de Piscina do Sistema CI Fitness permite a administração e controle de acesso à piscina. Mostra a piscina, o nível, o professor, dias e horários das aulas agendadas para o aluno.

Antes da venda de um Plano Aquático é possível ser feito o agendamento de utilização de piscina / raia / nível, nas datas que o cliente tem disponibilidade, sendo feita reserva para os não sócios e “baixadas” após a venda do plano para o aluno.

Com tudo isso a academia terá todo um mapeamento da sua estrutura aquática e alunos que a utilizam, proporcionando comodidade e rapidez na informação prestada ao cliente e providenciando à administração da academia a utilização e uso das piscinas do estabelecimento, e seu desempenho na alocação de vagas e seus respectivos agendamentos.

MUSCULAÇÃO / AVALIAÇÃO FÍSICA

O módulo de Musculação permeia na mais completa administração de acompanhamento e resultados dos exercícios praticados, assim como o controle pleno das fichas de exercícios dos alunos gerenciadas pelo professor.

O módulo de Avaliação Física e Musculação controla as condições físicas gerais dos sócios e gera relatórios para a formação da pasta para o aluno ter consigo durante sua permanência na academia.

Geradas com base nos testes em máquinas de capacidades físicas e aeróbicas. O sistema permite o controle das fichas de exercícios dos sócios, sendo que para cada sócio pode-se gerar mais de uma ficha, tendo emissão sempre alternada das fichas de modo que o aluno não repita o grupo de exercícios realizados no dia anterior.

Você vai deixar montados os seus “modelos”, para efetuar avaliações de forma “única”.

Certamente a avaliação física é diferente entre um indivíduo de meia idade e um adolescente. Então, para se obter um programa de avaliação física completa, funcional e versátil. Por isso é que o sistema disponibiliza a criação de modelos para que seu processo de avaliação fique personalizado.

Modelos de Avaliação são “roteiros” que você deixa preparados, contendo cada um, uma seqüência de etapas específicas para um determinado grupo de indivíduos, que devem ser avaliados de forma similar.

Ao gerar um modelo de avaliação, você vai estar “escolhendo” avaliações como por exemplo, risco cardíaco, antropometria, avaliação postural, composição corpórea, e até criar uma anamnese específica para o modelo.

Simulação: o cliente chega, você consulta as avaliações físicas / fisioterápicas efetuadas neste cliente ao longo do tempo e discute qualquer aspecto referente ao processo desencadeado, com todas as informações à sua disposição. Começa o seu trabalho selecionando o modelo de avaliação mais adequado ao perfil da pessoa. O sistema monta a avaliação e você avalia co a ajuda do sistema que não vai deixa-lo cometer erros. Você vai cadastrar os resultados pessoa a passo e vai anotar no próprio sistema, qualquer observação importante que sirva de base para a elaboração do laudo final. Durante a avaliação física / fisioterápica, você vai conseguir efetuar qualquer ajuste na seqüência colocada pelo sistema, personalizando ainda mais o processo. O sistema também vai mostrar a você por exemplo quais dobras cutâneas devem ser consideradas em função do(s) protocolo(s). É desse jeito simples que você vai trabalhar. Não é ótimo?

Algumas opções que o sistema disponibiliza com relação à avaliação física / fisioterápica:

Anamnese baseada em risco cardíaco (ACSM).

Anamnese personalizada (anamneses baseadas em modelos de avaliação).

Antropometria baseada nas circunferências musculares, dobras cutâneas, diâmetros ósseos.

Composição corpórea (Brozek ou Siri), baseada em circunferências musculares e dobras cutâneas.

Capacidade aeróbia por bicicleta,m esteira, campo, etc.

Avaliação Postural.

Encurtamentos Musculares.

Somatotipia.

Resistência Muscular.

Relação Cintura-Quadril (WHR).

Flexiteste.

Metabolismo basal.

Distribuição da gordura corporal.

IMC (Índice de Massa Corporal).

IEM (Índice esquelético de Manouveir).

ITM (Índice de tonacidade corporal).

Área de Superfície corporal (Dubois).

Como complemento o módulo permite criar fichas de evolução do treinamento do aluno baseado em modelos pré-montados pela academia, para acompanhamento do desempenho do aluno e suas atividades físicas, e providenciando esse material ao aluno para que possa avaliar suas características corporais e evoluções dentro dos treinamentos efetuados na academia.

Enfim, você vai continuar fazendo avaliações com a qualidade de sempre, porém gastando menos tempo. Funcionalidade e versatilidade perfeita para facilitar a vida do avaliador na academia.

CONTROLE DE ACESSO

Este módulo do sistema é responsável pelo gerenciamento do acesso do aluno na academia.  As interações podem ser habilitadas para Acesso via Catraca Eletrônica (*) com leitor de código de barras ou com leitor biométrico. Ambos os casos providenciam o Controle de Acesso, Sistema de captura de imagens, (para foto do aluno), e emissão de Carteirinhas.

Embora o sistema trabalhe com tais recursos, os produtos de acessos mencionados devem ser adquiridos junto a fornecedores do tipo escolhido.

O módulo  faz o controle de fotos de sócios e emite as carteirinhas, e controla os alunos que já tiraram a foto pelo sistema, (formato JPG que economiza espaço em disco).

O módulo gerencia e permite o Controle de acesso por meio de catracas eletrônicas que estão ligadas em rede tendo online a posição de cada sócio quando da leitura do código de barras da carteirinha, e o mesmo vale para o modelo de leitor biométrico.

Com isso, a academia pode estar administrando a freqüência dos alunos e permissões dos mesmos, como opções de bloqueio incondicional, para alunos inativos, por débito, por dia de pagamento, por exame médico vencido, por avaliação vencida, por ambiente, por dia da semana/faixa de horário, etc.

Enfim, sua academia terá toda condição de administrar quem entra e quem sai, quando entra e quando sai, e todas formas de acessos à academia, gerenciando inclusive os motivos de acessos ou falta de acessos.

Assim, a academia ganha seu controle de qualidade que prestará ao aluno toda satisfação e confiança no serviço prestado.

(*)  produto a ser adquirido pelo cliente junto a fornecedor, sendo que podemos indicar os fornecedores mais adequados.

CRM

Este Módulo é um dos grandes diferenciais para a administração da academia para o Gerenciamento do Relacionamento com o Aluno. É possível realizar uma distribuição da população de alunos da academia para um determinado número de grupos, a ser definido com a necessidade da empresa, sendo que cada grupo possuirá um responsável, ao que passaremos a denominar “carteira de sócios”.

A partir de então, estas carteiras de sócios poderão ter a geração de Planilhas de necessidades de contatos gerado de forma automática, através da ativação do tipo de Contato Telefônico desejado. As ocorrências automáticas podem ser de Baixa Freqüência, Alerta de Vencimento de Plano, Plano Vencido, Ligação de Boas Vindas ou uma Campanha de Marketing a ser definida de acordo com a necessidade.

Dessa forma, uma pessoa ou equipe simplesmente terá em suas mãos todas as tarefas automáticas geradas, e simplesmente registrará os contatos que o módulo agendou para ser feito aos alunos.

Pode-se registrar também todo e qualquer tipo de interação com o aluno, seja por ligação telefônica do aluno ou por contato presencial.

O módulo faz envio de e-mail agendado para alunos baseados em regras pré-determinadas. E uma série de outras características que viabilizem toda forma de contato ou marketing atribuído a sua empresa, documentando todo seu processo e fornecendo relatórios e gráficos que lhe mostrará o retorno das Campanhas de Marketing, Hanking de reclamações, Retenção ou Recuperação de Alunos etc.

Este é um grande diferencial que a academia pode ter com a aquisição deste módulo, pois irá satisfazer seu cliente. Assim,  com ele pode-se ter todo o conhecimento se um aluno pode estar deixando de freqüentar a academia por algum motivo relacionado ao quadro de funcionários, (atendimento, professor, etc), ou para gerar uma estratégia de marketing de venda de novos planos ou itens de planos para alunos com potencial de consumi-los, e o horizonte é vasto para tantas possibilidades de gerenciamento de tais estratégias.

Com isso a academia terá toda possibilidade de implementar ganhos de faturamento e evitando desperdícios e perda de faturamento por não conhecer os motivos de perda de alunos.

Obs:

*  Informações e aplicações não disponíveis podem ser devidamente implementadas no Sistema.

*  Consulte-nos para agendar uma demonstração do sistema na sua academia.

Agende uma visita junto aos nossos consultores para uma demonstração do Sistema CI Fitness e conheça todas as facilidades acima mencionadas. Teremos o maio prazer em atendê-lo .

info@cisistemas.com.br

(11) 4678-4600